Creditmanagement für Kommunen und im öffentlichen Bereich

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Creditmanagement für Kommunen bedeutet Einnahmen von der Entstehung bis zum Abschluss (Zahlungseingang) beobachten und steuern zu können.
Durch konsequentes Creditmanagement können Kommunen mögliche Zahlungsausfälle kalkulieren und gegebenenfalls vermeiden.

Inhalt

1. Betrachtung vorvertraglicher Abschlüsse

2. Überwachung des laufenden Geschäfts

3. Beteiligung externer Unternehmen zur Forderungsrealisierung

4. „Auslandsinkasso“

5. Realisierung privatrechtlicher Forderungen

6. Fazit

1. Betrachtung vorvertraglicher Abschlüsse

Vor dem Abschluss eines Vertrages ist es notwendig, den Vertragspartner zu kennen und beurteilen zu können.

Ebenso kann es sinnvoll sein, vor dem Abschluss eines Dauervertragsverhältnisses (Mieten, Pachten), zu überprüfen, wie sich der zukünftige Vertragspartner in der Vergangenheit im Zahlungsverkehr verhalten hat. Dies ist bei Bestandskunden, bei denen sich das Zahlungsverhalten in der Vergangenheit abrufen lässt, relativ einfach und bietet die Möglichkeit, mit dem zukünftigen Vertragspartner auch über die Begleichung rückständiger Forderungen zu verhandeln.

Anders verhält sich die Betrachtung von Neukunden, die in ein Vertragsverhältnis eintreten möchten. Hier lohnt sich eine Prüfung unter zur Hilfenahme externer Dritter (Auskunfteien). Dies kann auch in anderen Fällen interessant sein und kann sich an Vertragslaufzeiten bzw. der jeweiligen Betragshöhe orientieren.

Grundlegend ist die Kenntnis des Informationsbestands der jeweiligen Auskunfteien.

Hierbei ist zu unterscheiden, welche Gesellschaftsform der Bewerber innehat.

Handelt es sich um eine Einzelperson lohnt die Anfrage bei der Schufa, die Positiv- und Negativeinträge enthält, bei Firmen mit Sitz in Deutschland liefern weitere Auskunfteien entsprechende Informationen.

Auch für Unternehmen mit ausländischem Standort ist eine Überprüfung möglich.

Um die Notwendigkeit der Überprüfung darzulegen einige Beispiele:

  1. Für den Betrieb einer Kindertagesstätte (Kita) wurde ein Anbieter gesucht.
    Die Kita wurde mit kommunalen Mitteln erstellt, der Betrieb extern vergeben.
    Die Kommune wollte hierbei kein eigenes Personal, sondern externe Anbieter einsetzen.
    Bei der Durchsicht der Bewerberunterlagen und weiterer Überprüfung sind mehrere Auffälligkeiten ermittelt worden, die den auf Platz 1 gesetzten Kandidaten ausschließen ließen.
  2. Ankauf eines Grundstücks
    Anfrage eines Interessenten zum Erwerb eines Grundstücks mit Millionenwert.
    Nach der Überprüfung des Kunden wurde die Geschäftsbeziehung abgelehnt.
    Der Kunde ist zwischenzeitlich insolvent.
    Eine Rückabwicklung des Kaufvertrages hätte für die Kommune immense Kosten und Aufwand (Insolvenzverfahren) verursacht.

Eine Überprüfung im Vorfeld eines Vertragsschlusses kann sich in jedem Fall positiv auswirken. Die Möglichkeiten sind vielfältig und bedürfen genauer Kenntnisse zu dem Datenbestand der jeweiligen Auskunfteien.

2. Überwachung des laufenden Geschäfts

Der Überblick über den monatlichen Forderungsbestand ist ein weiteres notwendiges Instrument zur Sicherung der kommunalen Forderungen.

Hierzu bietet sich eine sogenannte „Offene Posten Liste (OP-Liste)“ in Form einer Excel-Tabelle an, die monatlich den Fachbereichen zur Verfügung gestellt wird und diesen eine Möglichkeit zur Kontrolle der vorhandenen Einnahmepositionen, den Sachstand und deren Werthaltigkeit bietet.

Diese OP-Liste kann in einem separaten Laufwerk des kommunalen Servers abgebildet werden.

Dies kann mit einzelnen Ordnern für die entsprechenden Fachbereiche erfolgen.

Diese können bis auf wenige Ausnahmen auch gegenseitig Einsicht nehmen.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist diese Einsichtnahme allerdings zu beschränken.

Die Ordner des Personal-, Sozial- und Steuerbereichs sind gesondert zu schützen.

In der Tabelle sind folgende Felder für die Fachbereiche vorhanden:
  1. jeweiliges Amt, abhängig von den Profitcentern, die dort zusammengefasst abgebildet werden
  2. Geschäftspartner (Kundennummer) zur Identifikation
  3. Belegnummer zur Zuordnung der jeweiligen einzelnen Forderung
  4. Betrag zur Forderung
  5. Vertragsnummer, Beleg- und Buchungsdatum
  6. Begründungstext (Verwendungstext)
  7. Fälligkeitsdatum
  8. Mahnsperre (hier werden die jeweiligen Mahnsperren und Begründungen sichtbar)
  9. Mahnstufe (1-schriftlich gemahnt; 3-in der Vollstreckung)
  10. Personenbezogene Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, etc.)
  11. Buchungstechnische Daten (Sachkonto, Innenauftrag, PSP-Element, Finanzposition, etc.)
  12. Wertberichtigung (Anzeige des Wertberichtigungsgrund, Einzel- bzw. pauschale Wertberichtigung, deren prozentuale Abwertung und den nach der Berichtigung verbleibenden Realwert der Forderung)

Auf die Anzeige von Forderungen die ohnehin befristet niedergeschlagen oder in einem Insolvenzverfahren gemeldet sind, wird hier verzichtet, da sich diese Forderungen ohnehin in zentraler Bearbeitung der Vollstreckung befinden.

Den Fachbereichen wird durch diese Vorgehensweise die Möglichkeit geboten, Überblick über den Bearbeitungsstand ihrer Forderungen zu erhalten.

Durch die Abbildung in Excel kann diese OP-Liste auch weiterbearbeitet werden und an Abteilungen und Sachgebiete verteilt werden, die keine Zugangslizenz zu den jeweiligen Buchführungssystemen haben.

Der Datendownload erfolgt am 5. Werktag des Ultimos des Vormonates.

Den Fachbereichen werden ausschließlich die Hauptforderungen angezeigt.

Nebenforderungen wie Mahngebühren, Säumniszuschläge, etc. werden aus datenschutzrechtlichen Gründen ausschließlich im Ordner des Kassen- und Steueramtes vorgehalten.

Die Fachbereiche haben allerdings die Möglichkeit Informationen zum Geschäftspartner (Kunden) einzusehen. In einem weiteren Ordner werden sogenannte GP-Infos angeboten.

Hier werden alle Forderungen zum Kunden kumuliert angezeigt. Wenn also nun ein Kunde ein erneutes Geschäftsverhältnis eingehen möchte, haben die Fachbereiche die Möglichkeit diesen zu Überprüfen und entsprechende Maßnahmen zu veranlassen (vgl. hierzu die Ausführungen zu Ziff. 1).

Dies kann von einer erneuten Zahlungsaufforderung bis hin zur Vermittlung von Kontakt zur Buchhaltung oder Vollstreckung gehen.

Das Ergebnis kann dann Auswirkungen auf den Vertragsschluss bzw. Art der Forderungsrealisierung haben.

3. Beteiligung externer Dienstleister zur Forderungsrealisierung

Forderungen, die trotz Mahnung und durchgeführter Vollstreckung, oftmals zuerst befristet und letztendlich unbefristet niedergeschlagen sind, können in einigen Bundesländern unter Berücksichtigung der unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Regelungen (sogenannter „Wiesbadener Weg“) durch Abgabe zur Langzeitüberwachung nochmals an externe Dienstleister (Inkassounternehmen) abgegeben werden.

Die Abgabe erfolgt unter Beachtung strenger datenschutzrechtlicher Auflagen, sowie der vorhergehenden Ausnutzung aller öffentlich-rechtlichen Vollstreckungsmöglichkeiten.

Erst wenn die Behörde aller ihrer Möglichkeiten ausgeschöpft hat, dürfen Bürgerdaten an Externe herausgegeben werden.

Dem Dienstleister dürfen nur die personenbezogenen Daten (Name, Anschrift, Kundennummer, etc.) sowie der Betrag mitgeteilt werden. Der Forderungsgrund ist oftmals durch Steuer- und Sozialdatengeheimnis explizit geschützt. Daher wird generell auf die Weitergabe von Forderungsgründen verzichtet.

Dies wird auch in den Anschreiben des Dienstleisters ausdrücklich deutlich gemacht durch die Formulierung:

„Im Auftrag der Kommune XXX erinnern wir an ausstehende Forderung in Höhe von XXX und bitten dringend um Kontaktaufnahme“.

Die Vorgehensweise ist explizit im 38 Tätigkeitsbericht des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit geregelt. Die Hessische Landesregierung hat diesem Vorgehen zugestimmt.

Der Dienstleister arbeitet ausschließlich als Datenverarbeiter im Auftrag (DSGVO).

§ 11a des Rechtsdienstleistungsgesetz kommt damit nicht zur Geltung!

Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Kunden hierbei auch durch „kleine“ Raten ihre Verpflichtungen begleichen können, die Überwachung der Zahlungseingänge dem Dienstleister obliegt und durch eine monatliche Abrechnung dem Auftraggeber vorgelegt wird, die in das Buchhaltungsverfahren eingelesen werden kann.

Die eingehenden Zahlungen werden dem Kunden unmittelbar auf dessen Forderungen in voller Höhe gutgeschrieben.

Nachteilig wirkt sich aus, dass die Dienstleistung der beauftragten Unternehmen in den meisten Bundesländern über Erfolgsprovision ausgeglichen wird.

In einigen Bundesländern können die anfallenden Inkassokosten auf den Schuldner übertragen werden.

Wenn dies nicht möglich ist, ist eine Vereinbarung mit dem Dienstleister zu treffen, welche die Höhe der Erfolgsprovision regelt.

Im Tagesgeschäft bedeutet dies, dem Kunden den Zahlungseingang zu 100% gutzuschreiben und dem Dienstleister die Erfolgsprovision in separater Rechnung auszugleichen.

Ein „Negativeintrag“ bei den durch den Dienstleister vorhandenen Auskunfteien darf aus datenschutzrechtlichen Gründen (Vermeidung von Datenpooling) nicht erfolgen.

4. „Auslandsinkasso“

Forderungen gegenüber Schuldnern die im Ausland sesshaft sind, können von kommunalen Behörden dort nicht vollstreckt werden.

Eine Ausnahme ist im Steuerbereich zu finden. Dort können Vollstreckungsersuchen einiger bestimmter Steuerarten an das Bundeszentralamt für Steuern in Bonn zu Realisierungsversuchen abgegeben werden. Die Erfolgsquote ist hier allerdings äußerst gering.

Eine Möglichkeit trotzdem noch Forderungen realisieren zu können bietet die Beauftragung einer Anwaltskanzlei.

Entgegen der unter Ziffer 3. genannten datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Beauftragung externer Dritter, tritt hier der Anwalt in den Rechtskreis der Kommune ein und kann diese vollumfänglich vertreten. Die Niederschlagung einer Forderung vor der Beauftragung einer Kanzlei ist damit im Gegensatz zu der unter Ziffer 3. genannten Vorgehensweise nicht nötig.

Dies bedeutet unter anderem, im Gegensatz zum Vorgang der Datenverarbeitung im Auftrag, dass der Anwalt alle Forderungen und Unterlagen einsehen und verwenden darf. Hier greifen ähnliche Regelungen wie im Insolvenzverfahren. Auch hier erhält der die Kommune vertretende Rechtsbeistand als Fachanwalt für Insolvenzrecht, Einsicht in und Vorlage aller, verfahrensnotwendigen Unterlagen.

Zur Realisierung von Forderungen im Ausland nutzen die beauftragten Kanzleien, je nach Vorgangslage, ggf. im Ausland ansässige Sozietäten zur Zusammenarbeit.

In der Praxis gestaltet sich dieses Vorgehen wie folgt:

  • Die Anwaltskanzlei nimmt Kontakt mit dem im Ausland ansässigen Schuldner auf. Bei Privatpersonen erfolgt dies direkt in Schriftform.
    Anders als in der Bundesrepublik Deutschland durch Auskunfteien möglich, gibt es nur sehr wenige Staaten, die zu Privatpersonen angefragt werden können.
  • Juristische Personen werden vorher von der Kommune einer Bonitätsprüfung unterzogen um Anspruchsgegner (z. B. Durchgriff auf Geschäftsführer – in jedem Staat unterschiedlich geregelt) festzustellen und die Realisierungschancen vor Abgabe an die Kanzlei beurteilen zu können.
  • Nach einem Anschreiben der Kanzlei an den Schuldner geschieht die Vorgangsbearbeitung ausschließlich dort.
    Im Erfolgsfall berechnet die Kanzlei ihre entstandenen Kosten und Gebühren dem Schuldner an, bei Nichterfolg trägt der Auftraggeber die vorher vereinbarten Kosten des Anschreibens.
    Vor jedem weiteren geplanten Schritt der Kanzlei (ggf. Beauftragung einer Sozietät im Ausland, etc.) wird der Auftraggeber informiert und entscheidet über die weiteren Maßnahmen.
  • Aufgrund der entstehenden Kosten empfiehlt es sich hier für die Beauftragung entsprechende Untergrenzen (je nach Aufwand und Forderungsart) zu kalkulieren.

5. Realisierung privatrechtlicher Forderungen

Analog zu dem unter „Auslandsinkasso“ geschilderten Vorgehen wäre hier unter Umständen zur Entlastung der betroffenen Bereiche auch die Beauftragung von Kanzleien zur Forderungsrealisierung im Inland vorstellbar.

Hierzu liegen bisher noch keine Erfahrungen vor, das Kostenrisiko muss hierzu sicherlich anders kalkuliert werden als für die Forderungsrealisierung im Ausland.

Der beauftragten Kanzlei erschließt sich hierbei einige andere Möglichkeiten. Neben einer schriftlichen Zahlungserinnerungen und ggf. nochmaliges schriftliches Nachfassen, kann diese auch z. B. die Beantragung von Mahnbescheiden für die Kommune, analog zu deren Möglichkeiten vornehmen.

Für die betroffenen Fachbereiche kann dieses Vorgehen die Freisetzung von Ressourcen bedeuten, da unmittelbar nach der Abgabe an eine Anwaltskanzlei die Vorgangsüberwachung von dort erfolgt und in den betroffenen Bereichen die Vorgangsüberwachung durch teilweise aufwendige Wiedervorlagen entfallen kann.

6. Fazit

Durch konsequenten Umgang mit Forderungen bereits vor der Entstehung durch entsprechende Regelungen, Bonitätsprüfungen vorab, wie auch im laufenden Vorgang sind unumgänglich.

Die straffe Vorgangsbearbeitung in Buchhaltung und Vollstreckung sind notwendige Bausteine zur Vermeidung von Forderungsausfällen.

Auch wenn solche Fälle eintreten, können noch weitere Maßnahmen ergriffen werden, um aussichtlos erscheinende Forderungen noch zu realisieren, sogar unterstützend in das laufende Geschäft eingebunden werden.

Eine Forderungsrealisierung mit zeitgleicher Entlastung von Ressourcen in den betroffenen Fachbereichen rechnet sich mit Sicherheit für die Verwaltung.

Dies wird vor allem vor dem Hintergrund des allgemeinen Personal- und Nachwuchsmangels sicherlich eine notwendige Überlegung sein.

Autor: Thomas Idstein (Inhaber der Idstein-Finance CRM, ist mit seinem Team hauptsächlich im kommunalen Bereich und für Mittelstandsunternehmen bei der Einführung und Umsetzung von effizientem Credit- und Risk Management tätig. Weitere Informationen unter www.idstein-finance-crm.de)


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