10 Tipps zum Führen auf Distanz

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Die Corona-Krise hat den Führungskräften auch im öffentlichen Dienst ein recht neues Thema gebracht: Führen auf Distanz. Dieses Thema war bislang für viele Verwaltungen ungewohnt, weil vergleichsweise wenig Erfahrungen vorlagen. Zu Ihrer Beruhigung vorab: Wenn Sie Mitarbeiter aus der Ferne führen, müssen Sie Führung nicht neu erfinden! Sie müssen nur Ihren Blick schärfen für die besonderen Anforderungen, die aus diesem Kontext entstehen.

Diese Aufgaben sind beim Führen auf Distanz unabdingbar

  1. Mit der Zukunft auseinandersetzen!
  2. Mit Zielen und Vereinbarungen führen!
  3. Viel delegieren!
  4. Mutig entscheiden!
  5. Rahmenbedingungen exakt definieren!
  6. Informieren und kommunizieren!
  7. Mitarbeiter ermutigen und aktivieren!
  8. Sich selbst führen!
  9. Kontrollieren, aber nur das Wesentliche!
  10. Führung wahrnehmen!

1. Mit der Zukunft auseinandersetzen!

Was sind die zukünftigen Entwicklungen und Trends? Beschäftigen Sie sich mit diesen Fragen:

  • Wie sieht unsere Organisation/unser Bereich in fünf, in zehn, in fünfzehn Jahren aus?
  • Wie entwickeln sich Umfeld, Markt, Kunden?
  • Wie entwickeln sich Mitarbeiterbedürfnisse, z.B. beim Thema flexibles Arbeiten?
  • Wo sind wir gut aufgestellt? Was sind unsere Stärken?
  • Wo liegen Schwächen? Welche „Gefahren“ lauern mittel- oder langfristig?

2. Mit Zielen und Vereinbarungen führen!

An Führen mit Zielen kommen im Kontext des Führens aus der Distanz Führungskräfte nicht umhin. Da die heutige Berufswelt und sicherlich auch der Verwaltungsalltag durch oft schlagartige Veränderungen charakterisiert sind, sollte man allerdings möglichst nicht mit statischen, sondern mit flexiblen Zielen arbeiten. Gute Ziele haben dabei in aller Regel Vereinbarungscharakter. Das heißt, sie sind auf das aktive Mittun und die innere Akzeptanz der Mitarbeiter angewiesen. Deshalb gilt: Auch Führung aus der Distanz kann das Was vorgeben (bzw. gemeinsam entwickeln), nicht aber das Wie!

3. Viel delegieren!

Exakte Definition der Delegation und des Ziels der Delegation

Nötig sind dafür

  • ausreichende Informationen über die Aufgabe und alle Aspekte, die für die Erledigung wichtig sind
  • eine klare Definition, was die Führungskraft erwartet; dabei ausreichend Handlungsspielraum für den Mitarbeiter, um die delegierte Aufgabe auch erfüllen zu können
  • ggf. ein Aufzeigen der Bedeutung der delegierten Aufgabe im größeren (Projekt-)Zusammenhang

Kompetenz des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter verfügt über die Fähigkeit und die Kompetenz, die delegierte Aufgabe zu erfüllen.

Ressourcen des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter verfügt über Ressourcen, vor allem Zeit und Arbeitsmittel, um die delegierte Aufgabe professionell erfüllen zu können.

Vertrauen der Führungskraft

Vertrauen ist das A und O beim Führen aus der Distanz.

4. Mutig entscheiden!

Oft werden diejenigen Entscheidungen getroffen, die mit weniger bis hin zu überhaupt keinem Risiko verbunden sind. Der Grund dafür ist oft die Angst, Fehler zu machen und dafür abgestraft zu werden. „Defensive“ Entscheidungen könnten nur minimiert werden, indem man aktiv an der Fehlerkultur arbeitet und sich von einer übertriebenen „Absicherungskultur“ distanziert.

5. Rahmenbedingungen exakt definieren!

Führungskräfte müssen Arbeitsabläufe auf die spezielle virtuelle Situation abstimmen, für einen optimalen Einsatz von Technik sorgen und gemeinsame Spielregeln für deren Nutzung festlegen. Führungskräfte sollten Einzelaufgaben und Verantwortlichkeiten zuteilen, Rollen festlegen, Gestaltungsspielräume skizzieren („Was entscheide ich allein und bei welchen Entscheidungen muss ich mich abstimmen?“) sowie Erwartungen (qualitativ/quantitativ) und Ziele definieren.

6. Informieren und kommunizieren!

In Zeiten der Corona-Krise ist die größte Herausforderung für Führungskräfte die Kommunikation. Vor allem die emotionalen Aspekte der Kommunikation werden von den Führungskräften als herausfordernd betrachtet. Beispielsweise empfinden Führunhskräfte es als schwierig, über die Distanz den Teamgeist aufrechtzuerhalten und den Mitarbeitenden emotionale Unterstützung und Halt zu bieten. Viele machen sich zudem Gedanken darüber, wie virtuelle Meetings und Videokonferenzen effektiv und interaktiv gestaltet werden können, sodass sich das gesamte Team einbringen kann.

7. Mitarbeiter ermutigen und aktivieren!

Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Führung virtueller Teams ist die richtige Haltung: Mitarbeiter sollten als Mitgestalter betrachtet werden. Früher oder später kommt es aber zur Gretchenfrage: Ist ein bestimmter Mitarbeiter in der Lage, im Homeoffice erfolgreich zu arbeiten?

Dorothea Herrmann von den „Verwaltungsrebellen“ meint hierzu: „Zunächst gilt: Vertrauensvorschuss. Räumen Sie den Teammitgliedern eine Gewöhnungszeit ein, um sich in der Homeoffice-Arbeit zu organisieren […]. Aber es gilt auch, nicht zu kneifen vor der Auseinandersetzung, wenn die individuelle Leistung quantitativ oder qualitativ zu gering ist.“

8. Sich selbst führen!

Über sich selbst reflektieren zu können, gewährleistet, das eigene Verhalten zu erkennen und bei Bedarf zu hinterfragen, um sich auf diesem Weg weiterentwickeln zu können. Gefragt ist also eine fortlaufende Reflexion des eigenen Führungsverhaltens als eine der wichtigsten Kompetenzen heutiger Führungskräfte. Ariane Reinhart, Personalchefin von Continental und verantwortlich für mehr als 200.000 Mitarbeiter des Autozulieferers, antwortete auf die Frage „Was macht eine Führungskraft zu einer guten Führungskraft?“ kurz und bündig: „Die Fähigkeit, sich selbst infrage zu stellen“.

9. Kontrollieren, aber nur das Wesentliche!

Auch beim Führen aus der Distanz tragen Führungskräfte Verantwortung für die Erbringung von Ergebnissen und Leistungen in ihrer Organisation, in ihrer Abteilung, in ihrem Sachgebiet, in ihrem Team. Damit haben sie auch die Verantwortung, zu kontrollieren, ob und in welcher Qualität die Leistungen in ihrem Bereich auch im Homeoffice tatsächlich erbracht worden sind. Sie übertreiben aber Kontrolle nicht, sondern konzentrieren sich auf das Wesentliche.

10. Führung wahrnehmen!

Gute und wirksame Führungskräfte wissen, dass Führung nicht nebenbei wahrgenommen werden kann, sondern dass sie den größten Teil ihrer Ressourcen bindet. Dies beklagen gute Führungskräfte aber nicht, sondern richten ihr Alltagshandeln danach aus. Sie verstehen sich in erster Linie als Führungskräfte, sie sind ambitioniert und nehmen bewusst ihre originären Führungsaufgaben wahr – auch im Kontext von Führen aus der Distanz. Das heißt vor allem: Sie zeigen auch aus der Ferne Präsenz! Denn auch Mitarbeiter im Homeoffice und solche, die an anderen Dienststellen arbeiten, brauchen Führung. Und sie haben ein Recht auf Führung.

Den vollständigen Artikel finden Sie in unserem Produkt Verwaltungsmanagement & Kommunalpolitik.

Autor: WEKA-Redaktion


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