Fuhrpark in der Kommune: Vom Kostentreiber zum Effizienzmotor

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Der Fuhrpark einer Kommune ist einer der größten Kostentreiber. Mit einem strikt „TCO“-orientierten Management sind nachhaltige Einsparungen möglich – auch ohne Leistungsreduzierungen zulasten der Bürger.

Total Cost of Ownership (TCO) ist eines der wichtigsten Management-Prinzipien. Es werden nicht nur die Anschaffungskosten von Gütern oder Dienstleistungen betrachtet, sondern sämtliche direkte und indirekte Aufwendungen über die gesamte Nutzungsdauer, in diesem Fall von Fahrzeugen und Gerätschaften. Fehlentwicklungen und Optimierungschancen können frühzeitig erkannt und korrigiert bzw. genutzt werden. „Erst dann kann von einem strategischen Management überhaupt die Rede sein“, so Majk Strika, Geschäftsführer der ARI Fleet Germany GmbH, eines auf gemischte Fuhrparks spezialisierten Fuhrparkmanagement-Dienstleisters.

Status quo: Teure Parallelwelten

In der Kommune gibt es den Fuhrpark als steuerbare Organisationseinheit oft gar nicht. Vielmehr existieren mehrere Fuhrparks nebeneinander, etwa im Sozialamt, im Gartenamt und im Bauhof. Selbst Aufgaben, die Fachkenntnis erfordern, wie die Reparatursteuerung, die Einhaltung von Inspektions- und Prüfterminen, das Schadens- und Tankkartenmanagement oder die Rechnungskontrolle, werden von den einzelnen Abteilungen sozusagen nebenher wahrgenommen. Die Folgen sind zu viele, zu teuer eingekaufte und nicht ausgelastete Fahrzeuge, Reparaturstau und Ausfälle sowie schlecht koordinierte Wartungen; insgesamt also unnötig hohe Beschaffungs- und Betriebskosten.

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Fuhrpark der Kommune zentral managen

Die vordringlichste Maßnahme ist die Etablierung eines zentralen, übergeordneten Fuhrparkmanagements. Bei ihm liegen die kaufmännische und die operative Steuerung von Fahrzeugen und Geräten einschließlich des erforderlichen Personals in einer Hand.

„Unser Management umfasst den gesamten Fuhrpark inklusive selbstfahrende Maschinen, Traktoren, Zugmaschinen, Hunderte Anbaugeräte für den Maschineneinsatz im Grünbereich und so weiter, Anhänger und Radlader. Der Effekt: gebündelte Fachkompetenz als zentraler Dienstleister für die gesamte Verwaltung durch zertifizierten Fuhrparkmanager nebst praxiserprobtem Team.“

(Jörg Klippel, Leiter Fuhrparkmanagement der Stadt Bonn)

Leistungsfähige IT

Standardisierte Monitorings und Reportings generieren wertvolle Informationen und Analysen für das TCO-Management. Telematiksysteme liefern künftig Echtzeitdaten über Auslastungen und Verschleiße und ermöglichen eine vorausschauende Wartungsplanung.

Einkauf gut vorbereiten

Viele Fahrzeuge und Aufbauten bieten die Voraussetzung für multiple Nutzungen. Beispielsweise können Kleinkehrmaschinen auch für Winterdienste und Laubarbeiten eingesetzt werden. Eine besondere Herausforderung ist die Anschaffung umweltfreundlicher Fahrzeuge. Weil für eine detaillierte Beobachtung der Beschaffungsmärkte kaum ausreichend Personal zur Verfügung steht, ist die Zusammenarbeit mit einem Beschaffungsspezialisten erwägenswert. Dieser kann auch bei den Preisverhandlungen und der Suche nach geeigneten Finanzierungslösungen behilflich sein.

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Richtig kalkulieren

Konditionen verändern sich nahezu täglich. Gegenüber offiziellen Preislisten lassen sich erhebliche Rabatte verhandeln. Das von Fahrzeugherstellern und deren Leasinggesellschaften beworbene Full-Service-Leasing ist oft die teuerste Variante, denn administrative Arbeiten lassen sich Leasinggeber überproportional vergüten. Als Alternative bietet sich ein kaufähnliches Finanzierungsleasing in Verbindung mit einem eigenen oder externen Fuhrparkmanagement an.

Instandhaltung: hohe Fahrzeugverfügbarkeit, geringe Folgekosten

Ein professionelles Instandhaltungsmanagement sorgt für regelmäßige Inspektionen und Wartungen, schnelle Reparaturen und die Einhaltung von Gewährleistungsbedingungen. Fahrzeuge kommen dann in die Werkstatt, wenn sie im laufenden Betrieb entbehrlich sind. Die kontinuierliche Überwachung des Fahrzeug- und Gerätezustands ist zugleich Grundlage der Beschaffungsplanung.

Professionelles Remarketing

Fahrzeuge am Ende der Nutzungsdauer einfach „auszumustern“, ist verschenktes Geld. „Ein professionelles Remarketing zum Beispiel via Ausschreibungen oder Auktionen bringt in der Regel deutlich höhere Erlöse“, so die Experten von ARI Fleet.

Outsourcing prüfen

Experten halten ab einer Fuhrparkgröße von 100 Fahrzeugen ein Outsourcing, zumindest von Teilleistungen, für erwägenswert. Dazwischen sind Abstufungen möglich, in denen Kommunen nicht vorhandene Kompetenzen durch externe Leistungen ergänzen. „Selbst bei mittleren Gemeinden ist die Zahl von 100 Einheiten schnell erreicht, wenn nicht nur die Fahrzeuge der allgemeinen Verwaltungen und der Bauhöfe in Betracht gezogen werden. Auch die Kfz und mobilen Geräte der Versorgungsbetriebe und andere Sonderfahrzeuge lassen sich nach Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten in ein zentrales kommunales Fuhrparkmanagement integrieren“, so Majk Strika von ARI Fleet.

Transparenz ist das A und O

Unabhängige Fuhrparkmanagement-Gesellschaften bieten ein breites Leistungsspektrum. Ob ein Anbieter die komplexen Anforderungen des kommunalen Fuhrparks beherrscht, lässt sich aber nur im konkreten Fall ermitteln. Wichtig ist eine hundertprozentige Kostentransparenz. Der Dienstleister sollte die von ihm verauslagten Aufwendungen, Werkstatt- und Reifenkosten usw. auf Ist-Kosten-Basis abrechnen und selbst nur eine Handling-Gebühr erhalten, sodass auch er Wettbewerbsvergleichen unterzogen werden kann.

Autor: Manfred Godek

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